Administrative Support

Ben jij een administratieve duizendpoot met oog voor detail en sterke organisatorische skills? Vind je het leuk om collega’s te ondersteunen en interne processen soepel te laten verlopen? Dan zoeken wij jou om ons team te versterken!

Jouw taken

Je gaat PA Solutions ontzorgen bij diverse front- en backoffice taken. Je bent werkzaam voor verschillende teams en projectleiders in een faciliterende, organiserende, coördinerende, administratieve, secretariële én ondersteunende rol. Dit betekent dat je continue dient te schakelen tussen verschillende activiteiten. Een aantal concrete taken waaruit je werkzaamheden bestaan zijn:

Algemene administratieve taken

Het verzorgen van algemene benodigdheden voor het kantoor zoals kantoorinkopen, boeken van hotels, vluchten, vervoer voor collega’s en klanten;
Gastvrouw/man bent voor klanten die bij ons aan vergaderingen komen deelnemen;
Evenementen plannen, organiseren en faciliteren;
Inplannen en opvolgen van trainingen;
Aanvragen en opvolgen van jaarlijkse toegangsaanvragen bij onze klanten

SAP en facturatiebeheer:

Zorg dragen voor de lopende & binnenkomende PO’s binnen de projectadministratie.
Het voorbereiden van facturatie in SAP in overleg met de projectleiders.
Facturatie aanpassen aan klant specifieke eisen in overleg met de projectleiders.
Nauwe samenwerking in de opvolging van facturatie met onze accounting afdeling

Opvolgen tijdsregistratie:

Controle van uur registraties in verschillende systemen (intern & extern), analyseren van verschillen en rapporteren.
Het opmaken, versturen en opvolgen van maandelijkse timesheets naar verantwoordelijken bij de klant.

Inkoop materialen:

Het maken van bestellingen in samenwerking met de projectteams;
Afhandelen van goederenontvangsten, inclusief controle leveringsbonnen, uploaden en afmelden van leveringen in SAP;
Bestaande bestellingen aanpassen indien een bestaande PR niet toereikend is (bijv. leveringskosten, km-heffingen);

Projectgerelateerde taken

Het beheren van de projectadministratie;
Verkoop tarieven controleren en aanpassen in overeenstemming met PO’s en in overleg met de PM.
Bijeenkomsten voorbereiden, bijwonen en uitwerken (o.a. notulen);
(ad hoc) taken coördineren en/of zelf uitvoeren.

Document Controlling:

Controleren van documenttemplates, document frontpages en versiebeheer (revisiebeheer).
Verwerken en versturen van documenten naar klanten.

Wie ben jij?

Jij bent een nauwkeurige en zelfstandige administratieve duizendpoot met een proactieve instelling. In een dynamische omgeving voel jij je thuis, sta je je mannetje en weet je snel te schakelen. Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel, en bent daarnaast communicatief sterk, werkt gestructureerd en hebt oog voor detail.

Je hebt een MBO+/HBO denk- en werkniveau;
Minimaal 3 jaar relevante werkervaring (in een vergelijkbare rol);
Goede beheersing van Nederlands en Engels in zowel spraak als schrift;
Je kunt multitasken en anticiperen;
Je bekend bent met het werken in projecten en het maken van notulen van vergaderingen;
Je hebt ervaring met MS Office.
Ervaring met SAP S4HANA en Workforce software is een pré.

Wat bieden wij?

Om je werk niet alleen uitdagend, maar ook aantrekkelijk te maken, bieden we naast een voltijds of parttime contract ook:

Een marktconform salaris
Extra voordelen zoals een netto onkostenvergoeding, 13e maand, reiskostenvergoeding,...
32 verlofdagen bij een dienstverband van 40 uur
Flexibele werkuren voor een optimale balans tussen werk en privé
Een uitstekende pensioenregeling
Mogelijkheden voor verdere training en persoonlijke ontwikkeling

Interesse?

Ben jij de Administratief Assistent die wij zoeken? Solliciteer nu en versterk ons team in Breda!

Stuur je CV met korte motivatie naar admin.nl@pa-ats.com. We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Voor deze vacature werken wij niet samen met 3de partijen. Gelieve ons hieromtrent niet te contacteren.