Operations Office Assistant (m/f/d)

Ihre Aufgaben

• Unterstützung des Projektleiters in allen Projektphasen (Angebotsvorbereitung, Dokumentation, Kommunikation, Projektcontrolling)
• Pflege von Projektdaten, Soll-/Ist-Vergleiche, Zeitnachweise
• Terminplanung und -verfolgung (MS Project)
• Erstellung von Besprechungsprotokollen und Follow-ups
• Projektcontrolling inkl. Kostenüberwachung und Berichterstellung (SAP)
• Koordination projektbezogener Bestellungen und Rechnungsstellung
• Unterstützung bei Kalkulationen und Angebotsvorbereitung
• Standortmanagement (Postbearbeitung, Kommunikation mit Vermietern, Organisation des Büroumfelds, Bestellung von Büromaterialien)
• Reiseplanung und Buchungen
• Koordination von Poolfahrzeugen inkl. Führerscheinkontrolle
• Organisation und Protokollierung interner Meetings und Teamevents
• Telefon- und E-Mail-Korrespondenz für den Standort
• Unterstützung bei QSGU-Dokumentation und administrativen Projektaufgaben

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung in Projektassistenz oder Office Management, idealerweise im technischen Umfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office; Kenntnisse in MS Project und SAP von Vorteil
• Strukturierte, gewissenhafte und serviceorientierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Organisationstalent und sicheres Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil