Operations Administrator

Administrateur (trice) des opérations

Objectif du poste  

L'Administrateur(trice) des opérations est très motivé, professionnel et capable de gérer la charge de travail pour soutenir le(s) directeur/trice (s) des opérations et hiérarchiser les tâches dans un environnement d'entreprise en évolution rapide. 
L'administrateur des opérations sera chargé de fournir un soutien administratif au(x) directeur/trice (s) des opérations afin de s'assurer que tous les processus sont exécutés de manière efficiente et efficace. L'administrateur des opérations suivra et gérera tous les enregistrements, s'assurera les politiques et procédures de l'entreprise sont suivies, facilitent les événements et les visites de dirigeants et offrent un service client supérieur.

Fonctions et responsabilités    

•    Aider aux réunions d'équipe, coordonner les horaires et tenir des dossiers à jour
•    Coordonner les communications internes et agir comme agent de liaison pour l'équipe de direction
•    Rédiger des documents, des présentations et des communications sur la cadence établie (assemblée publique, MBR, Ops Summits)
•    Résoudre les problèmes opérationnels pour garantir des processus efficaces
•    Mettre à jour les communications internes (Mur d'accueil, Sharepoint d’ Opérations)
•    Fournir un soutien proactif, opportun et précis à l'équipe sous la forme de la préparation de divers documents, rapports, suivis, présentations, etc.
•    Soutenir les activités d'amélioration continue des opérations, au besoin
•    Auditer et suivre les engagements de l'équipe, les livrables et assurer la responsabilité globale
•    Planifier et organiser des visites de cadres et de nouveaux clients
•    Gérer les fournitures de bureau (organisation, approvisionnement et budget)
•    Mettre à jour et maintenir les systèmes opérationnels et les informations de manière organisée
•    Diriger l'organisation et l'exécution des événements d'engagement des employés (Événement d'été, événement d'hiver) 
•    Faciliter et réserver les voyages d’affaires, au besoin
•    Soutenir les initiatives de Transformation d’affaires et d'amélioration continue

Exigences et qualification  

•    Baccalauréat en administration des affaires, opérations ou domaine connexe
•    Minimum de deux ans d'expérience dans un poste d'operatons
•    Connaissance des ordinateurs, des applications logicielles et de la gestion de bases de données
•    Solides compétences en service à la clientèle et en résolution de problèmes
•    Excellentes compétences en communication verbale et écrite (maîtrise du français et de l'anglais est requise)
•    Capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois, de hiérarchiser la charge de travail et de respecter les délais
•    Solides compétences analytiques et organisationnelles
•    Souci du détail et attention à la précision
•    Motivé et capable de travailler de manière autonome avec un minimum de supervision
•    Compréhension approfondie des processus opérationnels, des politiques et des procédures

Operations Administrator Job Description

Job Summary:

• The Operations Administrator is highly motivated, professional, and capable of managing the workload to support the Operations Director(s) and prioritize tasks in a fast-paced corporate environment.
• The Operations Administrator will be responsible for providing administrative support to the operations Director(s) in order to ensure that all processes are carried out efficiently and effectively. The Operations Administrator will track and manage all records, ensure company policies and procedures are followed, facilitate events & executive visits and provide superior customer service.

Duties & Responsibilites:

•  Assist with team meetings, coordinate schedules, and maintain records
• Coordinate internal communications and act as liaison for management team
• Draft documents, presentations and communications on established cadence (townhall, MBR, Ops Summit)
• Troubleshoot operational problems to ensure efficient processes
• Update internal communications (Welcome Wall, Operations Sharepoint)
• Provide proactive, timely and accurate support to the team in the form of preparing various documents, reports, track, presentations etc.
• Support continuous improvement activities throughout operations when required
• Audit & track team commitments, deliverables and ensuring overall accountability
• Plan and organize Executive & New Customer Visits
• Manage office supplies (organization, procurement, and budget)
• Update and Maintain operational systems and information in an organized manner
• Lead organization & execution of employee engagement events (Summer Event, Winter Event)
• Facilitate & book travel, as required
• Support Business Transformation & Continuous improvement initiatives

Requirements & Qualifications

• Bachelor’s degree in Business Administration, Operations, or related field
• Minimum of two years of experience in an operations position
• Knowledge of computers, software applications, and database management
• Strong customer service and problem-solving skills
• Excellent verbal and written communication skills (proficiency in both French & English is required)
• Able to multitask, prioritize workload, and meet deadlines
• Strong analytical and organizational skills
• Detail-oriented and attention to accuracy
• Self-motivated and able to work independently with minimal supervision
• Thorough understanding of operations processes, policies, and procedures